Cómo conseguir un diseño de oficina a la medida de las necesidades del cliente

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Está claro que, en una oficina, es donde se realiza la mayor parte del trabajo de una empresa, que está diseñada para y por los empleados que tienen que pasar en ella jornadas enteras. 

Pero también tiene que ser un espacio en el que nuestros clientes se sientan a gusto. 

Al fin y al cabo, serán los que más impacto se lleven cuando entren en tus oficinas. En muchas ocasiones, es importante para nuestros clientes tener buena presencia en las oficinas si venden algún servicio o producto en ellas. Si atienden en una oficina por la que no pueden transitar, que se cae a pedazos o que parece que sigue de obras, la imagen que se llevarán no será buena e inconscientemente la atribuirán a nuestra marca.

Nuestra oficina habla de nuestro trabajo, de nuestros valores como empresa y del cuidado que estamos dispuestos a darle al cliente, por ello cuando vayamos a decorarla tendremos que tener muy en cuenta esto.

La recepción de oficinas y zonas de espera

Es el primer contacto que tienen los clientes con nuestra empresa (al menos tangible) y es por ello la principal zona a la que tendremos que dirigir nuestros esfuerzos. Al ser lo primero que vean, será lo que vayan a recordar también pasado un tiempo.

Es importantísimo que sean salas agradables, en las que se pueda identificar fácilmente la  esencia de la compañía. Elegiremos así una atmósfera más austera, minimalismo y colores claros para empresas odontológicas, donde prima la profesionalidad, y sin embargo, tonos y diseños más vanguardistas en empresas dedicadas a la innovación, marketing…

Normalmente la recepción y las salas de espera se encuentran en la misma estancia, pero si tu empresa recibe un flujo continuo de gente que necesita acudir a recepción, quizás es conveniente estudiar habilitar una sala de espera separada.

Ésta la podemos decorar con sillones cómodos y acolchados o incluso sofás, mesas con lecturas u objetos de diversión como consolas de videojuegos, una televisión en la que poner publicidad de la empresa o canales asociados. Y que no falte ubicar cómo aportar a nuestros clientes agua para los días más calurosos.

Salas de videoconferencia y espacios colaborativos

Otra de las salas más importantes cuando enfocamos el diseño de oficinas a las necesidades de los clientes, es la sala de reuniones. Es un espacio donde cerramos tratos y nos reunimos con compañeros y futuros colaboradores.

En esta sala, además de contar con mobiliario ergonómico (en muchos casos nuestros clientes tendrán que permanecer sentados durante varias horas) tendremos que tener los mejores avances tecnológicos para que la reunión sea lo más inmersiva posible.

Por ejemplo, además de los audiovisuales, podríamos incorporar en las mesas de reunión pantallas con acceso a internet en las que los clientes podrán maniobrar y dirigir la reunión reflejada en la gran pantalla, micrófonos o incluso cascos con traductor para clientes extranjeros.

El despacho de dirección de la oficina

Aunque desde este despacho los directivos realizan el trabajo administrativo, coordinan la empresa y hacen gestiones, es también un sitio de reunión privado con clientes.

Un despacho dice mucho de la persona que lo ocupa y de las preocupaciones que tiene hacia el resto. Por ejemplo, colocar la silla del invitado a una distancia de doscientos metros nos transmite falta de cercanía. Por ello deberíamos ponernos en el lugar del visitante, sentarnos al otro lado de la mesa de ejecutivo y ver cómo nos sentimos.

Zonas al aire libre

En nuestro país disfrutamos de un clima bastante acogedor y mucha gente se relaja y se vuelve más optimista en los espacios al aire libre. Si tienes la posibilidad de habilitar un espacio con un par de sillas a la sombra de árboles o sombrillas, lograrás disminuir el estrés de tus clientes y empleados.

Comedor y cafeterías

Si vamos a tener reuniones que se vayan a alargar en el tiempo o tenemos que hacer un parón entre reunión y reunión es indispensable ofrecerles al menos un refrigerio. En este caso podremos optar por una sala en la que poner una cafetera, galletas o té, o por algo más elaborado como un comedor en el que los clientes se puedan servir por sí mismos. Además, estos espacios son de vital importancia si comer en la oficina forma parte de la rutina habitual de los trabajadores de tus oficinas. Este espacio parece fundamental para expresar en él un mayor corporativismo incorporando inclusive los valores, los colores de la marca, y en definitiva, es un espacio dónde el usuario de cada día, nuestros trabajadores, tienen que sentirse muy cómodos y dónde conectan con la marca.

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